Ochrana osobních údajů – informace o zpracování osobních údajů

Moravskoslezský Vodíkový Klastr, z.s., se sídlem 28. října 2771/117, 702 00 Ostrava, IČO: 17464781 jako správce osobních údajů (dále jen „správce“) v souladu s ustanovením čl. 13 a následujících Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“), informuje o základních zásadách a principech na základě kterých zpracovává osobní údaje.

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud je potřebujeme, a to v rozsahu, který je nezbytný pro námi stanovené účely. Zároveň dbáme na to, aby údaje, které máme k dispozici, byly přesné, byly vhodně chráněné a nebyly používány za jiným než dovoleným účelem. Zpracování provádíme pouze po potřebnou dobu. Tento dokument slouží zejména k tomu, abychom Vás informovali o detailech námi prováděného zpracování a o Vašich právech.

Odpovědné osoby

Správce osobních údajů:

Moravskoslezský Vodíkový Klastr, z. s., IČO: 17464781, se sídlem 28. října 2771/117, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava

kontaktní osoba: Vladimír Maryška, tel.: + 420 775 633 000, e-mail: vladimir.maryska@ms-vk.cz

(dále také jen „spolek“, „správce“, „my“, „nám“, „naše“ nebo „nás“)

Základní pojmy

GDPR:

GDPR se rozumí Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES účinné od 25. 5. 2018.

Subjekt údajů = Vy:

Subjektem údajů se myslí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Správce = my:

Správcem se ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Ve vztahu k Vašim osobním údajům vystupujeme jako správce.

Zpracovatel:

Zpracovatelem se ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce na základě pokynů správce.

Člen:

Členem se rozumí člen spolku. Pokud je členem spolku právnická osoba, vztahují se tyto zásady zpracování osobních údajů na fyzické osoby, které ji zastupují či za ni jinak jednají.

Uchazeč o zaměstnání:

Uchazečem o zaměstnání je člověk, který má zájem o práci u správce, a který se účastní výběrového řízení. Výběrové řízení začíná již prvním kontaktem mezi námi a uchazečem o zaměstnání. Výběrové řízení může být ukončeno buď výběrem vhodného uchazeče, zrušením nebo jinak.

Zákazníci:

Zákazníky se pro účely těchto zásad ochrany osobních údajů rozumí osoby využívající našich služeb.

Smluvní partneři:

Smluvními partnery jsou osoby podnikající i nepodnikající, se kterými máme uzavřenou jakoukoliv smlouvu vyjma osob, které spadají do kategorie zákazníků. Může se jednat zejména o vztahy nájemní, dodavatelské nebo kooperační.

Účastníci akcí:

Účastníkem akce je jakákoliv osoba, která se zúčastní online či osobně, placené či neplacené akce pořádané Správcem.

Kategorie subjektů údajů, zpracovávané osobní údaje, účel, právní základ a doba zpracování

Osobní údaje zpracováváme za jednoznačně vymezeným účelem:

Kategorie subjektů údajů	Účel zpracování osobních údajů	Právní základ a zpracovávané osobní údaje	Doba zpracování
Uchazeči o zaměstnání	Výběr vhodného uchazeče o zaměstnání	Právním základem je jednání o uzavření pracovní smlouvy, případně souhlas uchazeče v případě pozdějšího opětovného oslovení s nabídkou práce. Za tímto účelem zpracováváme zejména identifikační údaje, kontaktní údaje a další údaje poskytnuté uchazečem zejména v životopisu a motivačním dopisu a výpis z rejstříku trestů, je-li to nezbytné nebo účelné.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až 6 měsíců po skončení výběrového řízení (za účelem opětovného oslovení při zrušení pracovního poměru s jiným vybraným uchazečem ve zkušební době) nebo po dobu trvání souhlasu, resp. do jeho odvolání.
Uchazeči o zaměstnání	Prokázání zákonnosti postupu při výběru uchazeče o zaměstnání	Právním základem je oprávněný zájem společnosti na prokázání nediskriminačního zacházení. Za tímto účelem můžeme zpracovávat zejména identifikační údaje, kontaktní údaje a další údaje poskytnuté uchazečem zejména v životopisu a motivačním dopisu.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let (pro případné prokázání nediskriminace).
Zákazníci a Účastníci akcí	Plnění a realizace smluv při poskytování našich služeb	Právním základem je plnění smlouvy se zákazníkem. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, údaje o objednávkách, reklamacích atd.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání závazků ze smlouvy a dále po dobu trvání reklamačních lhůt.
	Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy	Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, historii objednávek a reklamací, historii komunikace. Tyto údaje jsou po ukončení smlouvy nezbytné pro vyřizování reklamací (po ukončení trvání smlouvy), vymáhání pohledávek a jiných povinností ze smluv uzavřených mezi námi a zákazníky. V rámci této dokumentace mohou být uchovány i identifikační a kontaktní údaje fyzických osob zastupujících právnické osoby.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu a je-li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení.
	Plnění povinností v oblasti vedení účetnictví, v oblasti daní a dle jiných právních předpisů	Právním základem je plnění právních povinností, které nám ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o dani z příjmu a jiné daňové zákony. Zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, historii objednávek a reklamací, fakturační údaje, historii komunikace.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnila transakce.
	Pořizování fotografií a audiovizuálních záznamů z akcí, propagace spolku včetně sociálních sítí	Právním základem je souhlas. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje a v případě fotografií či audiovizuálního záznamu i podobu a hlas.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do odvolání souhlasu.
	Sdílení kontaktních údajů se členy spolku	Právním základem je souhlas. Za tímto účelem zpracováváme identifikační a kontaktní údaje.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do odvolání souhlasu.
	Vedení projektové a dotační dokumentace	Právním základem je plnění dotační smlouvy či podmínek poskytovatele finanční podpory, včetně souvisejících metodik a protokolů, případně náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje a dále údaje vyžadované poskytovatelem dotace či jiné finanční podpory.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu, která je vyžadována příslušnými dotačními nebo projektovými pravidly.
Smluvní partneři	Plnění a realizace smluv	Právním základem je plnění smlouvy. Za tímto účelem zpracováváme údaje fyzických osob, s nimiž v rámci uzavírání a plnění smlouvy komunikujeme, a smluvních stran, a to identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, údaje o platbách atd.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání závazků ze smlouvy.
	Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy	Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, historii komunikace. Tyto údaje jsou po ukončení smlouvy nezbytné pro vymáhání pohledávek a jiných povinností ze smluv uzavřených mezi námi a danými subjekty. V rámci této dokumentace mohou být uchovány i identifikační a kontaktní údaje fyzických osob zastupujících právnické osoby.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu a je-li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení.
	Plnění povinností v oblasti vedení účetnictví, v oblasti daní a dle jiných právních předpisů	Právním základem je plnění právních povinností, které společnosti ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o dani z příjmu a jiné daňové zákony, případně zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu apod. Zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, historii komunikace a fakturační údaje.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnila transakce.
	Vedení projektové a dotační dokumentace	Právním základem je plnění dotační smlouvy či podmínek poskytovatele finanční podpory, včetně souvisejících metodik a protokolů, případně náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje a dále údaje vyžadované poskytovatelem dotace či jiné finanční podpory.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu, která je vyžadována příslušnými dotačními nebo projektovými pravidly.
Žadatelé o členství ve spolku	Rozhodování o přijetí nových členů spolku	Právním základem je plnění povinností vyplývajících ze stanov spolku (plnění smlouvy). Za tímto účelem zpracováváme údaje fyzických osob, které jsou členy spolku, nebo fyzických osob (delegátů), které zastupují právnické osoby, které jsou členy spolku, a to identifikační údaje, kontaktní údaje, titul k zastupování.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány nejdéle po dobu 3 let od poslední komunikace (nedojde-li k přijetí člena).
Členové spolku	Vedení evidence členů	Právním základem je plnění právních povinností a povinností vyplývajících ze stanov spolku (plnění smlouvy). Za tímto účelem zpracováváme údaje fyzických osob, které jsou členy spolku, nebo fyzických osob (delegátů), které zastupují právnické osoby, které jsou členy spolku, a to identifikační údaje, kontaktní údaje, titul k zastupování, druh členství.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání členství ve spolku.
	Správa členských příspěvků	Právním základem je plnění povinností vyplývajících ze stanov spolku (plnění smlouvy). Za tímto účelem zpracováváme údaje fyzických osob, které jsou členy spolku, nebo fyzických osob (delegátů), které zastupují právnické osoby, které jsou členy spolku, a to identifikační údaje, kontaktní údaje, titul k zastupování, druh členství, výši členského poplatku, účetní a fakturační údaje.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání členství ve spolku.
	Sdílení kontaktů mezi členy spolku	Právním základem je souhlas. Za tímto účelem zpracováváme údaje fyzických osob, které jsou členy spolku, nebo fyzických osob (delegátů), které zastupují právnické osoby, které jsou členy spolku, a to identifikační údaje, kontaktní údaje, titul k zastupování, druh členství, případně další informace důležité pro spolupráci členů spolku.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do odvolání souhlasu. Za odvolání souhlasu je považován rovněž zánik členství člena ve spolku.
	Uplatňování nároků po ukončení členství	Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní a fakturační údaje, historii komunikace. Tyto údaje jsou po ukončení členství ve spolku nezbytné pro vymáhání povinností členů dle zákona nebo dle stanov spolku.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 10 let od ukončení členství ve spolku a je-li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení.
	Vedení projektové a dotační dokumentace	Právním základem je plnění dotační smlouvy či podmínek poskytovatele finanční podpory, včetně souvisejících metodik a protokolů, případně náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje a dále údaje vyžadované poskytovatelem dotace či jiné finanční podpory.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu, která je vyžadována příslušnými dotačními nebo projektovými pravidly.
Příjemci obchodních a jiných sdělení, odběratelé newsletterů	Pravidelné zasílání obchodních a jiných sdělení (včetně newsletterů) e-mailem	Právním základem je souhlas, který jste nám udělili při registraci k odběru novinek, nebo náš oprávněný zájem, pokud jste již naším zákazníkem či účastníkem některé z našich akcí, obchodním partnerem nebo členem. Zpracováváme identifikační údaje (jméno a příjmení) a kontaktní údaj (e-mail).	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do odvolání souhlasu. Za odvolání souhlasu je považováno rovněž odhlášení se z odběru newsletterů či jiných sdělení, které je u každého z nich umožněno. V případě zpracování na základě oprávněného zájmu mohou být osobní údaje zpracovávány do odhlášení se z odběru newsletteru či jiných sdělení, nejdéle však po dobu 3 let od ukončení posledního smluvního vztahu s námi.
Návštěvníci internetových stránek	Zajištění správného fungování našich stránek	Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem využíváme na našich stránkách technické cookies.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání návštěvy internetových stránek.
Návštěvníci internetových stránek	Anonymní analýza návštěvnosti a chování na stránkách.	Právním základem je souhlas, který jste nám udělili při nastavení na cookies liště. Za tímto účelem využíváme na našich stránkách analytické cookies.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do odvolání souhlasu.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování – viz tabulka výše. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví.

Cookies

Po Vaší první návštěvě našich internetových stránek odešle náš server na Váš počítač malé množství dat a uloží je tam. Při každé další návštěvě stránek pak prohlížeč tato data pošle zpět serveru. Tomuto malému souboru se říká „cookie“ a je to krátký textový soubor, obsahující specifický řetěz znaků s jedinečnými informacemi o Vašem prohlížeči.

Cookies využíváme k tomu, abychom zlepšili kvalitu našich služeb a lépe porozuměli tomu, jak lidé používají naše stránky. Proto máme v cookies uloženy preference uživatelů a s jejich pomocí sledujeme uživatelské trendy a to, jak se lidé na našich stránkách chovají a jakým způsobem si je prohlížejí. Tyto cookies však využíváme jen s výslovným souhlasem uživatelů našich stránek. Mimo to existují i technické nebo funkční cookies, které jsou nezbytné proto, aby naše stránky správně fungovaly.

Na našich stránkách využíváme následující druhy cookies:

Technické cookies: Tyto cookies jsou potřeba kvůli správnému fungování našich stránek, bezpečnosti, správnému zobrazování na počítači nebo na mobilu, fungujícímu vyplňování i odesílání formulářů a podobně. Technická cookies nelze vypnout, protože by naše stránky dále nefungovaly správně.

Analytické cookies: Tyto cookies nám umožňují měření výkonu našeho webu a našich reklamních kampaní. Jejich pomocí určujeme počet návštěv a zdroje návštěv našich stránek. Data získaná pomocí těchto cookies zpracováváme souhrnně, bez použití identifikátorů, které ukazují na konkrétní uživatele našich stránek. Čím víc lidí má tyto cookies zapnuté, tím lépe můžeme naše stránky optimalizovat, aby více odpovídaly tomu, co lidé na stránkách dělají. Tyto cookies využíváme pouze s Vaším předchozím souhlasem.

Pomocí cookies lišty, která se Vám zobrazí při návštěvě našich stránek, si můžete snadno nastavit, které cookies si přejete ukládat a které nikoliv. Toto nastavení můžete kdykoliv změnit.

Příjemci osobních údajů a předání osobních údajů mimo Evropskou unii

V odůvodněných případech můžeme předat Vaše osobní údaje i jiným subjektům (dále jen „příjemci“). Může dojít k předání osobních údajů těmto příjemcům:

zpracovatelům, kteří zpracovávají Vaše osobní údaje dle našich pokynů, a vztahy s nimi a ochrana Vašich osobních údajů jsou ošetřeny prostřednictvím zpracovatelských smluv. Mezi tyto osoby patří zejména:

poskytovatelé programů a software, kde jsou uloženy Vaše osobní údaje, včetně poskytovatelů cloudové či mailingové služby,

osoby, které nám poskytují právní, daňové, účetní či IT služby,

organizátoři akcí, pokud jím není sám spolek,

osoby, které nám pomáhají s informováním o naší činnosti, službách a pořádaných akcích (marketingoví poradci, PR agentury atd.),

poskytovatelé internetových portálů, a to při zpracování údajů o uchazečích o zaměstnání a příjemcích newsletterů a jiných propagačních materiálů,

osoby, které se podílejí na naší činnosti formou spolupráce či jako dodavatelé (projektoví manažeři, odborní poradci, zpracovatelé dokumentace atd.),

orgánům spolku, členům spolku a zakladatelům spolku,

orgánům veřejné moci a jiným subjektům, jestliže to vyžaduje platný právní předpis (zejména finanční správa, Policie ČR a další orgány činné v trestním řízení aj.),

jiným subjektům v případě neočekávané události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.

Vaše osobní údaje nepředáváme do třetích zemí, tedy mimo prostor působnosti GDPR.

Vaše práva jako subjektu údajů

Máte právo požadovat od nás přístup k osobním údajům týkajícím se Vaší osoby za podmínek stanovených článkem 15 GDPR.

Máte právo kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou námi na základě souhlasu zpracovávány za podmínek stanovených článkem 7 GDPR.

Máte právo požadovat opravu osobních údajů za podmínek stanovených článkem 16 GDPR, omezení zpracování osobních údajů za podmínek stanovených článkem 18 GDPR nebo výmaz údajů za podmínek stanovených článkem 17 GDPR.

Pokud je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce, nebo pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, a to na základě článku 21 GDPR.

Máte právo na přenositelnost údajů jinému správci za podmínek stanovených článkem 20 GDPR.

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování za podmínek stanovených článkem 22 GDPR. Při zpracování osobních údajů u nás nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, a to ani na základě profilování, tedy bez lidského zásahu.

Máte právo získat informace o porušení zabezpečení Vašich osobních údajů za podmínek stanovených článkem 34 GDPR.

Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení povinností stanovených v GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu za podmínek stanovených článkem 77 GDPR. Dozorovým orgánem v ČR je Úřad pro ochranu osobních údajů.